Seit dem Frühjahr hat sich bei den Büropaketen einiges getan. Proton hat ein eigenes Workspace gebaut, Microsoft hat die Preise erhöht, und in Europa sind ein paar neue Pakete aufgetaucht, von denen kaum jemand gehört hat.
Also ein größerer Vergleich. Nicht Paket für Paket, sondern Baustein für Baustein: Mail, Chat, Video, Dokumente, Dateien, Aufgaben, Verwaltung, KI und der Ort, an dem eure Daten liegen. Denn dort stecken die Unterschiede. Und manche sind groß.
Einen Sieger für alle gibt es nicht. Aber ich kann sortieren und sagen, was ich davon halte.
1. Preis
Ich fange beim Preis an, weil der Einstiegspreis fast nie der Preis ist, den ihr am Ende zahlt.
Microsoft 365 Business Basic kostet 7 $ pro Nutzer und Monat, Standard 14 $, Premium 22 $. Basic und Standard sind zum 1. Juli 2026 teurer geworden, vorher waren es 6 $ und 12,50 $, laut Microsoft. In der EU gibt es die Tarife auch ohne Teams, mindestens 1,50 € günstiger bei Basic und 3 € bei Standard.
Der Haken: Basic hat keine Desktop-Apps. Word und Excel nur im Browser. Wer Microsoft wegen Office nimmt, will meistens Standard.
Der größere Haken: Copilot ist hier nicht wirklich enthalten. Wer einen vollwertigen Copilot im Konto will, zahlt ein eigenes Zusatzpaket, und das ist mit 21 $ pro Platz ziemlich teuer.
Google Workspace Business Starter kostet laut der deutschen Preisseite 6,80 € pro Nutzer und Monat bei einem Jahr Laufzeit. Standard kostet 13,60 €, Plus 21,10 €. Monatlich kündbar wird es teurer. Gemini ist in jedem Tarif dabei, in Starter aber nur in Gmail.
Der Haken: Starter ist dünn. Keine Aufzeichnung von Meetings, keine Transkripte, 30 GB Speicher, eine einzige Buchungsseite. Die meisten Teams landen auch hier bei Standard.
Proton Workspace Standard kostet 12,99 € pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, 14,99 € monatlich. Premium kostet 19,99 €.
kSuite von Infomaniak* kostet 1,58 € pro Nutzer und Monat in Standard, 6,58 € in Business und 12,41 € in Enterprise, jeweils bei Jahreszahlung. Business und Enterprise kosten im ersten Jahr die Hälfte (3,29 € und 6,21 €). Einen kostenlosen Tarif gibt es auch.
mailbox (früher mailbox.org) kostet seit dem 1. September 4 € in Standard und 12 € in Premium. Dazu kommt für Geschäftskonten ein pauschales Servicepaket ab 25 € im Monat. Kleingedrucktes, aber für ein Team von drei Leuten fällt das ins Gewicht.
Meine Reihenfolge: kSuite ist die günstigste ernsthafte Option. Google und Microsoft liegen gleichauf, sobald ihr den Tarif nehmt, den ihr braucht. Proton ist am teuersten.
2. Mail und Kalender
Die meiste Arbeit fängt immer noch in der Mail an. Und die Unterschiede sind hier groß.
Microsoft ist am vollständigsten. Die Postfächer sind mit der Preiserhöhung auf 100 GB gewachsen. Geteilte Postfächer wie info@ oder support@ kosten nichts extra. Dazu Raumpostfächer, Stellvertretungen, Bookings für Termine und rund 300 Aliase pro Postfach, laut Microsofts Übersicht der Grenzen.
Ein Detail für den Mac: Das alte Outlook für Mac funktioniert ab Oktober 2026 nicht mehr mit Microsoft 365, laut Microsoft. Weiter geht es nur mit dem neuen Outlook.
Google gibt euch 30 Aliase pro Nutzer und über Google Groups ein „gemeinsames Postfach". Das funktioniert, ist aber einfach gehalten. Eine Gmail-App für den Mac gibt es nicht. Ihr nutzt den Browser oder Apple Mail über IMAP, wo aus Gmails Labels Ordner werden.
Proton hat keine geteilten Postfächer. Gar keine. Nutzer wünschen sich das seit 2019. Stattdessen gibt es E-Mail-Gruppen: Eine Mail an sales@ geht an mehrere Leute, aber jeder antwortet von der eigenen Adresse. Für Apple Mail braucht ihr Protons Bridge-App. Und Proton Kalender kann kein CalDAV, synchronisiert also nicht mit Apples Kalender-App. Fremde Kalender lassen sich nur abonnieren, schreibgeschützt.
Das ist ziemlich viel Reibung für alle, die auf dem Mac arbeiten.
kSuite ist hier interessant. Infomaniak hat eine eigene Mail-App für Mac und iPhone, 4,7 Sterne im App Store. Mail läuft in Apple Mail über IMAP, Kalender und Kontakte synchronisieren über CalDAV und CardDAV mit Apples Apps, mit fertigen Profilen. Adressen lassen sich mit eigenen Rechten zwischen Leuten teilen. Räume sind buchbar. Was fehlt, ist eine öffentliche Buchungsseite wie Calendly.
Meine Reihenfolge: Microsoft für geteilte Postfächer und alles, was Verwaltung ist. kSuite, wenn ihr in Apple Mail und Apple Kalender lebt. Google dazwischen. Proton hinten, vorerst.
3. Chat
Das ist der eine Abschnitt, bei dem das Ergebnis vorher feststeht.
Microsoft Teams hat kein Gegenstück. Nicht in diesem Umfang. Bis zu 25.000 Mitglieder pro Team, 1.000 Kanäle, geteilte Kanäle mit anderen Firmen, eine komplette Telefonanlage (Teams Phone, kostet extra), Webinare und Town Halls ab Standard, Hardware für Besprechungsräume, Loop-Komponenten, laut Microsofts technischen Angaben. Alles in einer App.
Teams ist aber auch schwer. Auf dem Mac berichten Nutzer von hohem Speicher- und Prozessorverbrauch. Microsoft hat diesen Sommer einen „Effizienzmodus" ausgerollt, der dafür die Videoauflösung senkt.
Google Chat hat Bereiche, Threads und Huddles für kurze Gespräche. Gruppenchats mit Leuten außerhalb der eigenen Firma gibt es aber erst seit Juli 2026. Telefonieren geht über das Zusatzpaket Google Voice, 10 bis 30 $ pro Nutzer. Und Livestreams für größeres Publikum sind in keinem Business-Tarif enthalten.
Proton hat keinen Team-Chat. Keinen. Protons eigener Blogbeitrag über interne Kommunikation vom Juni nennt Slack und Microsoft Teams als Optionen. Auf der Roadmap für 2026 steht auch nichts.
kSuite hat kChat. Kanäle, private Kanäle, Direktnachrichten, Gäste von außen, Webhooks und Bots. Gebaut auf Mattermost, einem Slack-ähnlichen Open-Source-Chat. Anrufe öffnen ein kMeet-Videotreffen. Das ist auf europäischer Seite das Nächste an Slack. Die Integrationen sind aber überschaubar. Und die kChat-App für den Mac hat im App Store 18 Bewertungen. Achtzehn.
mailbox hat keinen Team-Chat. Nextcloud hat seiner Talk-App im September „Kanäle" spendiert, aber das sind Verkündungskanäle. Moderatoren schreiben, alle anderen lesen.
Wenn euer Team in Teams lebt, gibt es dafür noch keinen europäischen Ersatz. Kein einzelnes Produkt. Ihr müsstet Chat, Videotool und Telefonanlage von drei Firmen zusammenstecken.
Meine Reihenfolge: Teams, dann Google Chat, dann kChat. Proton und mailbox spielen hier nicht mit.
4. Video
Videotreffen sind inzwischen Standardware. Die Unterschiede liegen im Detail.
Teams schafft in jedem Business-Tarif 300 Leute, mit Gruppenräumen und Aufzeichnung. Die alten Live-Events wurden am 30. Juni 2026 eingestellt. Einwahl per Telefon kostet extra.
Google Meet: 100 Leute in Starter, 150 in Standard, 500 in Plus. Aufzeichnung und Transkripte erst ab Standard. Starter kann gar nicht aufzeichnen.
Proton Meet ist neu (März 2026) und Ende-zu-Ende-verschlüsselt. 100 Leute in Standard, 250 in Premium, Treffen bis zu 24 Stunden. Aufgezeichnet wird nur lokal auf dem Rechner der Gastgeberin oder des Gastgebers. Keine Aufzeichnung in der Cloud, keine Transkripte, keine Gruppenräume.
kMeet basiert auf Jitsi. Aufzeichnungen landen direkt im kDrive, bis zu drei Stunden am Stück, auf Wunsch mit Textzusammenfassung. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung klappt nur in Chromium-Browsern und der Desktop-App, nicht auf dem Handy.
Meine Reihenfolge: Teams und Meet (ab Standard) für alles Formelle. Proton für das vertraulichste Gespräch. kMeet reicht für ein kleines Team.
5. Dokumente
Hier teilen Microsoft und Google die Welt unter sich auf. Und die Europäer holen langsam auf.
Microsoft hat die Desktop-Apps. Das volle Word, das volle Excel, jede Änderungsverfolgung und jede Pivot-Tabelle, die der Kunde erwartet. Das ist immer noch der Grund, warum die meisten zahlen.
Auf dem Mac ist Excel allerdings nicht das volle Excel. Power Pivot gibt es dort nicht, und Power Query verbindet sich nur mit einer kurzen Liste von Quellen. Publisher funktioniert ab dem 1. Oktober 2026 nicht mehr. Das gab es ohnehin nur für Windows.
Google Docs und Sheets sind immer noch am besten, wenn zwei Leute gleichzeitig in derselben Datei tippen. Bei der Zusammenarbeit ist Google vorn. Sheets hat diesen Monat die Grenze auf 20 Millionen Zellen verdoppelt.
Desktop-Apps gibt es aber keine. Und offline bearbeiten geht nur in Chrome oder Edge, nicht in Safari. Öffnet ihr die Excel-Datei eines Kunden in Sheets, laufen keine Makros, Diagramme werden zu Bildern, und gesperrte Zellen werden bearbeitbar.
Proton hat Docs und Sheets, beide Ende-zu-Ende-verschlüsselt, mit Kommentaren, Vorschlägen und Versionsverlauf. Sheets gibt es erst seit Dezember 2025. Eine Präsentations-App gibt es nicht. Kein Slides, kein Keynote, nichts wie PowerPoint. Auch nicht auf der Roadmap.
kSuite bearbeitet Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien im Browser, mit Docs, Grids und Points (auf Basis von OnlyOffice). Dateien über 100 MB lassen sich nicht online bearbeiten. Ab Business könnt ihr auch Microsofts Office Online nutzen, in der Schweiz gehostet. Dafür braucht ihr aber eine eigene Microsoft-Lizenz. Irgendwie lustig.
Euro-Office, der europäische Ableger von OnlyOffice hinter Nextcloud und IONOS, bekommt „in den nächsten Wochen" eine Desktop-App, laut Nextcloud. Auf dem Mac nur für Apple Silicon.
Meine Reihenfolge: Microsoft, wenn ihr Office auf dem Rechner braucht, Google für die Zusammenarbeit, kSuite als günstige Mitte. PowerPoint ersetzt Proton nicht.
6. Dateien
Beim Speicher gewinnen die Europäer. Deutlich. Überraschenderweise.
OneDrive gibt jedem Nutzer 1 TB, und in den Business-Tarifen lässt sich das nicht mehr erhöhen. Die Mac-App nutzt Apples eigene Dateisystem-Anbindung, die Dateien erscheinen also im Finder und laden bei Bedarf.
Google Drive gibt 30 GB pro Nutzer in Starter, 2 TB in Standard, 5 TB in Plus, gemeinsam fürs Team. Drive für den Desktop streamt oder spiegelt eure Dateien auf dem Mac.
Proton Drive gibt 1 TB pro Nutzer in Standard und 3 TB in Premium, Ende-zu-Ende-verschlüsselt, mit bis zu 200 Versionen pro Datei. Geteilte Team-Laufwerke gibt es aber noch nicht (angekündigt, nicht gestartet), und die Suche findet nur Dateinamen.
kDrive gibt 50 GB pro Nutzer in Standard, 3 TB in Business und 6 TB in Enterprise, mit Dateien auf Abruf auf dem Mac. Jede Datei liegt auf drei Speichermedien an zwei Standorten in der Schweiz.
3 TB für 6,58 €. Das ist das Speicher-Angebot in diesem Vergleich.
Meine Reihenfolge: kSuite Business für Speicher pro Euro, dann Proton, dann Google Standard. Microsofts 1 TB reicht den meisten.
7. Aufgaben
Eine gute Aufgabenverwaltung und ein echtes Projektwerkzeug gehören zum Wichtigsten in jedem Betrieb. Keines dieser Pakete macht das gut.
Microsoft Planner ist das einzige Projektwerkzeug in der Runde. Boards, Buckets, Zuweisungen. Aber die Benachrichtigungen sind immer noch… nicht toll.
Anfang 2026 hat Microsoft die Kommentare an Aufgaben durch einen „Aufgaben-Chat" ersetzt. Seitdem benachrichtigt eine neue Nachricht nur noch die Leute, die per @ erwähnt werden. Wer der Aufgabe folgt oder daran mitgearbeitet hat, bekommt nichts mehr, und zurückstellen lässt sich das nicht. Fälligkeiten tauchen nur in einer morgendlichen Sammelmail auf, laut Microsofts Hilfeseite. Keine Push-Nachricht, wenn etwas fällig ist. Keine Erinnerung zu einer festen Uhrzeit.
Für ein Werkzeug, das ein Team auf Kurs halten soll, ist das eine seltsame Lücke.
Google Tasks hat Fälligkeiten, Unteraufgaben, und ihr könnt Aufgaben in Docs und Chat-Bereichen zuweisen. Aber keine Boards, keine Projekte. Planner ist nicht toll. Fairerweise ist Google hier aber nicht besser.
Proton hat keine Aufgabenverwaltung. Versprochen wurden To-do-Listen 2022. Bisher nichts.
kSuite hat eine einfache Aufgabenliste im Kalender. Nextcloud hat Deck, ein Kanban-Board, und damit mehr als die meisten hier.
Meine Reihenfolge: Planner, mit all seinen Schwächen, dann lange nichts. Viele Teams zahlen vermutlich ohnehin für ein eigenes Werkzeug.
8. Verwaltung und Sicherheit
Für manche langweilig. Aber genau damit hat die Person, die alles einrichtet, jede Woche zu tun.
Microsoft packt die ernsthaften Sicherheitswerkzeuge in Business Premium (22 $): Geräteverwaltung mit Intune, bedingter Zugriff, Defender, Schutz vor Datenabfluss, laut Microsoft. Basic und Standard bekommen Mehr-Faktor-Anmeldung und seit Juli die Link-Prüfung in Mails.
Google hält Vault (Archivierung und eDiscovery) für Business Plus zurück. Schutz vor Datenabfluss und clientseitige Verschlüsselung gibt es nur in Enterprise. Eine einfache Geräteverwaltung ist in jedem Tarif dabei.
Proton lässt Admins die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle erzwingen und hat eine Aktivitätsübersicht. Aufbewahrungsregeln nur in Premium. Single Sign-on nur für Pass und VPN, nicht für Mail und Drive. Keine Geräteverwaltung.
kSuite kann die Zwei-Faktor-Anmeldung ebenfalls erzwingen. Das gilt aber nicht für die Desktop- und Handy-Apps, laut Infomaniak. Die laufen ohne weiter. Single Sign-on gibt es nur in Enterprise.
Am Rande: Apple Business gibt euch die Geräteverwaltung für Macs und iPhones inzwischen kostenlos. Das passt gut zu jedem der europäischen Pakete.
Meine Reihenfolge: Microsoft Premium mit weitem Abstand, dann Google. Die Europäer reichen für kleine Teams, nicht für Betriebe mit strengen Prüfpflichten.
9. KI
Jedes Paket hat inzwischen einen KI-Assistenten. Die Frage ist, ob ihr dafür zahlt, auch wenn ihr ihn nicht wollt.
Microsoft hat Copilot Chat dabei, und seit Januar kann er in Outlook euer Postfach und euren Kalender lesen. Der volle Copilot mit Zugriff auf alle Dateien und Chats kostet 21 $ extra pro Nutzer.
Google hat Gemini im Januar 2025 in jeden Tarif gepackt und die Preise dafür erhöht. Abwählen geht nicht. Seit Februar gibt es obendrauf ein bezahltes Zusatzpaket für mehr KI.
Proton hat Lumo, nur in Premium. Es läuft auf Protons Servern in Europa und speichert keine Protokolle. Allerdings ist es eine eigene App und nicht in Docs oder Drive eingebaut.
Infomaniak hat Euria, gehostet in der Schweiz, nicht fürs Training genutzt. Euria steckt ab Standard in Mail und kann ab Business eure kDrive-Dateien lesen.
Meine Reihenfolge: Google und Microsoft können mehr. Ihr zahlt dort aber so oder so dafür. Euria und Lumo sind die vertraulichen Optionen.
10. Datenstandort
Für viele von uns in Europa ist das der Grund, bis hierhin zu lesen.
Microsoft und Google sind amerikanische Firmen. Nach dem CLOUD Act können US-Behörden Daten von ihnen verlangen, egal wo sie gespeichert sind. Der Rechtschef von Microsoft Frankreich hat 2025 unter Eid gesagt, er könne nicht garantieren, dass französische Daten nicht in US-Hände gelangen. Mehr dazu in Microsoft kann eure Daten vor den USA nicht schützen. Microsofts EU-Datengrenze hält die Daten in Europa. Wem die Firma gehört, ändert sie nicht. Google lässt Kunden in Standard und Plus Europa als Speicherregion wählen. Clientseitige Verschlüsselung gibt es in keinem Business-Tarif.
Proton ist eine Schweizer Firma aus Genf. Ein großer Teil des Verkehrs läuft inzwischen aber über ein Rechenzentrum in Frankfurt, laut Protons eigenem Störungsbericht. Und die Verschlüsselung hat Grenzen: Betreffzeilen sowie Absender- und Empfängeradressen sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Infomaniak betreibt eigene Rechenzentren in der Schweiz. Im Mai 2026 hat der Gründer die Mehrheit der Stimmrechte an eine gemeinnützige Stiftung übertragen. Kaufen kann die Firma also niemand ohne Zustimmung der Stiftung.
mailbox ist in Berlin gehostet, mit BSI C5 und ISO 27001.
Eine Einschränkung. Schweizer und deutsches Hosting hält euch aus dem CLOUD Act raus. Aber nicht aus der Reichweite aller. Seit August hat Europa eine eigene Variante, die e-Evidence-Verordnung, mehr dazu in Europa hat jetzt seinen eigenen CLOUD Act. Souverän heißt: Weniger Regierungen kommen an eure Daten. Nicht keine.
Meine Reihenfolge: kSuite und mailbox, dann Proton. Google und Microsoft können es nicht versprechen.
11. Apple
Das habe ich mir schon einmal gewünscht. Und Apple ist dieses Jahr einen Schritt näher gekommen. Irgendwie.
Seit dem 14. April ist Apple Business in mehr als 200 Ländern kostenlos. Geräteverwaltung, Firmenkonten für die Mitarbeitenden und dazu Geschäfts-Mail, Kalender und Firmenverzeichnis mit eigener Domain.
Aber… der Mail-Teil gilt nur in den USA. Apples eigene Anleitung sagt, er lässt sich „only for organizations based in the United States" einrichten. Für mich in Deutschland ist Apple Business also kostenlose Geräteverwaltung. Kein Workspace.
Der Rest sind die Apps, die wir kennen. Pages, Numbers und Keynote können gemeinsam in Echtzeit mit bis zu 100 Leuten arbeiten. Solange ein Dokument geteilt ist, gibt es aber keine Änderungsverfolgung. Die Web-Versionen sind schwach. Und alle brauchen einen Apple Account. FaceTime ist bei 32 Leuten am Ende, ohne Aufzeichnung. Erinnerungen kann in geteilten Listen Aufgaben zuweisen. Und einen Team-Chat gibt es nicht.
Was fehlt, steht alles in Das Apple Workspace, das Apple bauen sollte. Die Teile sind immer noch alle da.
Würde ich es nutzen? Ja. Jederzeit lieber als Microsoft und Google.
Werden sie es bauen? Wahrscheinlich nicht.
12. Nachteile
Der Umzug kostet mehr als jeder Tarif. Zwanzig Leute, drei Jahre geteilte Laufwerke, Kalendereinladungen und Berechtigungen, die niemand dokumentiert hat. Google hat es diesen Sommer leichter gemacht und kann jetzt Teams-Chats und OneDrive importieren. Proton kann bisher nur ganze Google-Organisationen umziehen, Microsoft 365 ist „geplant". Und auch der Weg aus Google heraus dauert: Ein Export der ganzen Organisation braucht zwischen 48 Stunden und 14 Tagen.
Ausfälle hat jeder. Google war am 30. Mai über eine Stunde weg. Infomaniak am 15. Juli etwa vier Stunden. Bei Proton waren am 27. August nachts alle Dienste mehrere Stunden offline.
Dazu kennen viele die europäischen Namen nicht. Rechnet mit ein paar „Ist das sicher?"-Antworten, wenn ihr zum ersten Mal einen kDrive-Link verschickt.
Und die europäischen Pakete sind jünger. Weniger Integrationen, weniger Verwaltungswerkzeuge, kleinere Support-Teams.
Unterm Strich
Für die meisten kleinen Teams scheint Google Workspace der neue Standard zu sein. Vielleicht zu Recht. Wer in Excel und Teams lebt, braucht wahrscheinlich Microsoft. Leider. Wenn Vertraulichkeit der Job ist, sind Proton und kSuite solide. Solange ihr ohne Chat und Präsentationen auskommt.
Sollte Apple je ein richtiges Apple Workspace bauen, wäre ich sehr gespannt. Und ihr? Was nutzt ihr?
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