Die Bundesregierung hat den sogenannten Deutschland-Stack verabschiedet. Klingt technisch, hat aber konkrete Auswirkungen auf jeden, der mit Behörden zu tun hat. Ab sofort müssen alle offiziellen Dokumente auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene in offenen Formaten erstellt werden. ODF und barrierefreie PDFs. Alles andere fällt raus.

Was sich ändert

Microsofts .docx war über zwei Jahrzehnte der stille Standard in deutschen Behörden. Nicht offiziell vorgeschrieben, aber faktisch alternativlos. Wer ein Dokument an eine Behörde schickte, schickte es als Word-Datei. Wer eins zurückbekam, bekam es als Word-Datei.

Das ändert sich jetzt. Der Deutschland-Stack schreibt das Open Document Format (ODF) als verbindlichen Standard vor. Nicht als Empfehlung. Nicht als Pilotprojekt. Als Pflicht. Für alle Verwaltungsebenen.

Was ODF ist

ODF steht für Open Document Format. Es ist ein offener Standard, der keinem einzelnen Unternehmen gehört. Die Spezifikation ist öffentlich, jeder kann sie lesen, jeder kann Software dafür bauen. LibreOffice nutzt ODF nativ. OnlyOffice auch. Selbst Microsoft Office kann ODF-Dateien öffnen und speichern, auch wenn es nie die Standardeinstellung war.

Der Unterschied zu .docx: Wenn das Format offen ist, funktioniert jedes Programm, das den Standard korrekt umsetzt. Die Konkurrenz verlagert sich von "wer besitzt das Format" zu "wer baut den besten Editor". Das ist ein grundlegend anderer Ansatz.

Warum das Format wichtiger ist als die Software

Wenn eine Behörde ein Dokument im .docx-Format verschickt, braucht der Empfänger Software, die dieses Format korrekt darstellt. In der Praxis heißt das: Microsoft Office. LibreOffice öffnet .docx-Dateien, aber wer das schon mal probiert hat, kennt die Probleme. Tabellen verschieben sich. Schriften werden ersetzt. Formatierungen brechen.

ODF dreht das um. Wenn alle mit demselben offenen Standard arbeiten, spielt es keine Rolle mehr, welche Software dahintersteht. Das reduziert Abhängigkeiten und schafft echte Wahlfreiheit.

Ein Dokument in einem proprietären Format ist wie ein Brief in einem verschlossenen Umschlag, für den nur ein Hersteller den Schlüssel verkauft. Ein offenes Format ist der Brief selbst. Lesbar für jeden.

Was das für Selbständige und Unternehmen bedeutet

Wenn Behörden nur noch ODF akzeptieren, betrifft das jeden, der Dokumente an Behörden schickt. Angebote, Rechnungen, Anträge, Berichte. Bisher war .docx der sichere Weg. Das ist er nicht mehr.

In der Praxis wird die Umstellung schrittweise kommen. PDFs bleiben weiterhin akzeptiert. Aber wer regelmäßig editierbare Dokumente einreicht, sollte sich mit .odt vertraut machen. Word kann .odt speichern. LibreOffice macht es standardmäßig. Die Hürde ist niedrig.

Für Websitebetreiber gibt es einen interessanten Nebeneffekt: Dokumente, die auf einer eigenen Website zum Download bereitgestellt werden, etwa Formulare, Checklisten oder Vorlagen, sollten idealerweise im ODF- oder PDF-Format angeboten werden. Nicht als .docx.

Die DSGVO-Verbindung

Die ODF-Pflicht steht nicht isoliert. Sie ist Teil einer größeren Strategie, digitale Abhängigkeiten von US-Konzernen zu reduzieren. Der Hintergrund: Der US CLOUD Act verpflichtet amerikanische Unternehmen, Daten auf Anfrage an US-Behörden herauszugeben. Unabhängig davon, wo die Server stehen.

Für europäische Behörden, die mit sensiblen Dokumenten arbeiten, ist das ein Problem. Offene Formate sind ein Baustein, um die Abhängigkeit von amerikanischer Software zu verringern. Zusammen mit europäischer Cloud-Infrastruktur und DSGVO-konformen Lösungen entsteht ein zunehmend eigenständiges digitales Ökosystem.

Microsoft ist nicht verboten

Das ist wichtig. Word, Excel, PowerPoint bleiben nutzbar. Nur das Dateiformat muss offen sein. Wer Word weiter nutzen möchte, kann das tun. Speichern als .odt statt .docx, fertig.

Aber das Argument für teure Lizenzen wird schwächer. LibreOffice macht ODF nativ. Es ist kostenlos. Es braucht keine Cloud-Anbindung. Es überträgt keine Daten an externe Server. Für viele Anwendungsfälle in Behörden reicht das.

Schleswig-Holstein, wo ich lebe und arbeite, migriert bereits 30.000 Verwaltungsangestellte auf Open-Source-Software. Die ODF-Pflicht macht eine Rückkehr zum alten System deutlich schwieriger. Das ist vermutlich auch die Absicht.

Was schiefgehen kann

Kompatibilität an der Grenze zwischen öffentlichem und privatem Sektor. Wenn eine Behörde eine .odt-Datei an ein Unternehmen schickt, das ausschließlich Microsoft Office nutzt, kann die Formatierung abweichen. In beide Richtungen.

Außerdem: Deutschland hat eine gewisse Tradition, ambitionierte Digitalprojekte anzufangen und leise wieder aufzugeben. München hat 2004 auf Linux umgestellt und 2017 wieder auf Microsoft gewechselt. Der Deutschland-Stack hat eine breitere Basis, aber ob er durchgesetzt wird, muss sich zeigen.

Und viele Verwaltungsangestellte werden Wege drumherum finden. Intern als .odt speichern, extern als .docx verschicken. Gewohnheiten ändern sich langsam. Vor allem wenn niemand kontrolliert.

Was du jetzt tun kannst

Prüfe, in welchem Format du Dokumente an Behörden schickst. Wenn du regelmäßig mit dem öffentlichen Sektor arbeitest, gewöhne dir an, .odt oder PDF zu nutzen. Die meisten Programme können das bereits.

Wenn du Dokumente auf deiner Website zum Download anbietest, stelle sie als PDF bereit. Nicht als .docx. Das war schon vorher sauberer, aber jetzt gibt es einen zusätzlichen Grund. Für datenschutzfreundliche Websites passt offenes Format zum gleichen Prinzip: keine unnötigen Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Selbständiger jetzt ODF nutzen?

Nicht verpflichtend. Die Regelung betrifft zunächst Behörden. Aber wenn du Dokumente an Behörden schickst, ist ODF oder PDF der sicherste Weg. PDFs werden weiterhin akzeptiert und sind für die meisten Anwendungsfälle die praktischere Wahl.

Kann Microsoft Office ODF-Dateien öffnen?

Ja. Word, Excel und PowerPoint können .odt, .ods und .odp-Dateien öffnen und speichern. Die Kompatibilität ist nicht perfekt, aber für die meisten Standarddokumente ausreichend.

Was ist der Unterschied zwischen ODF und PDF?

ODF ist ein editierbares Format, vergleichbar mit .docx. PDF ist ein Darstellungsformat, das nicht zur Bearbeitung gedacht ist. Beide sind offene Standards. Für Formulare und Vorlagen eignet sich ODF, für fertige Dokumente PDF.

Betrifft das auch Websites?

Indirekt. Wer Dokumente auf seiner Website zum Download anbietet, sollte auf offene Formate setzen. PDF ist Standard. .docx-Dateien zum Download waren schon vorher problematisch, weil nicht jeder Besucher Microsoft Office hat.

Ist LibreOffice ein vollwertiger Ersatz für Microsoft Office?

Für die meisten Standardaufgaben ja. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen. Wer komplexe Makros oder spezielle Excel-Funktionen nutzt, stößt an Grenzen. Für den typischen Büroalltag reicht es.